Cómo hacer una factura de psicólogo: datos obligatorios y ejemplo

La factura de una sesión de psicología no suele llevar IVA, pero sí los mismos datos obligatorios que cualquier otra. Y hay que hacerla siempre: el reglamento de facturación libra de facturar a algunas actividades exentas, pero no a la asistencia sanitaria.

Te contamos qué datos debe llevar, cómo indicar la exención, cuándo vale una factura simplificada y te dejamos un ejemplo completo.

Los datos obligatorios de una factura de psicólogo

El Real Decreto 1619/2012, que regula las facturas, fija lo que debe aparecer en una factura completa:

1. Número y, si las usas, serie. La numeración es correlativa: sin saltos ni números repetidos.
2. Fecha de expedición. El día en que haces la factura.
3. Tus datos: nombre y apellidos, o razón social de la clínica, NIF y domicilio.
4. Los datos del paciente: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
5. Descripción del servicio. Por ejemplo, «Sesión de psicoterapia individual».
6. Fecha de la sesión, si es distinta de la fecha de la factura.
7. Importe: el precio, que en una factura exenta coincide con la base.
8. IVA: «exento», con la mención de la norma que lo justifica.
9. Retención de IRPF, solo si facturas a una empresa u otro profesional.
10. Total a pagar.

No pongas el diagnóstico. La factura la ven más personas que tú y tu paciente: una aseguradora, una asesoría, la empresa que la reembolsa. «Sesión de psicoterapia» es suficiente. El motivo de consulta se queda en la historia clínica.

Cómo indicar la exención de IVA

Las sesiones con finalidad sanitaria están exentas de IVA, como explicamos en ¿Los psicólogos cobran IVA?. Cuando una operación está exenta, la factura debe decirlo y citar la norma. Una fórmula habitual:

Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En la línea del IVA escribe «exento». Evita «IVA 0 %»: no es lo mismo.

Ejemplo de factura de psicólogo

Este es el contenido de una factura mensual a un paciente particular. Los datos son inventados.

Si facturas a una empresa, una aseguradora o una clínica

Cuando quien paga es una empresa o un profesional, la factura lleva retención de IRPF: el 15 %, o el 7 % si empezaste tu actividad este año o en los dos anteriores. Es lo habitual cuando un colaborador factura a la clínica o cuando la clínica factura a una empresa.

Estas facturas entre profesionales tendrán además que ser electrónicas cuando llegue la obligación de la factura electrónica. Lo explicamos en Verifactu para psicólogos.

¿Factura completa o simplificada?

Si el total no supera los 400 euros, IVA incluido, puedes hacer una factura simplificada. No necesita los datos del paciente, así que es más rápida.

El inconveniente es que muchos pacientes necesitan la factura con sus datos para pedir el reembolso a su seguro o presentarla en su empresa. Si te la piden así, haz la completa. Por eso muchas consultas trabajan siempre con factura completa y se ahorran dudas.

Si el paciente la necesita para su seguro

Muchos pacientes piden la factura para que su seguro les reembolse parte de la sesión. En ese caso, haz siempre factura completa, con sus datos y su NIF, y con la fecha de cada sesión en el concepto.

Algunas aseguradoras piden además el número de colegiado del profesional que atendió la sesión. Si sueles tener pacientes en esta situación, inclúyelo de serie en tus facturas y te ahorrarás tener que rehacerlas.

Una factura por sesión o una al mes

Tienes dos opciones:

• Una factura por sesión, en el momento en que la cobras.
• Una factura al mes por paciente, con todas sus sesiones. Es la llamada factura recapitulativa, y se hace como muy tarde el último día del mes. Si el destinatario es una empresa o un profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente.

La mensual ahorra trabajo, pero exige que el detalle sea claro: indica las fechas de cada sesión en el concepto.

La numeración: el error más común

La numeración es lo que más problemas da, y con Verifactu será todavía más importante:

• Correlativa y sin huecos dentro de cada serie.
• No borres ni reutilices números. Si una factura tiene un error, se corrige con una factura rectificativa que cite la original, en una serie propia.
• En una clínica, factura la clínica. Puedes usar una serie por profesional si te ayuda a ordenarte, pero cada serie debe ser correlativa.

Si te equivocas en una factura

Un dato mal puesto, un importe erróneo o un paciente que pide cambiar el titular: todo eso se corrige con una factura rectificativa, nunca editando o borrando la original. La rectificativa debe:

• Indicar que es una factura rectificativa.
• Citar el número y la fecha de la factura que corrige.
• Explicar qué se corrige y, si cambia el importe, por cuánto.
• Llevar su propia serie de numeración, distinta de la de las facturas normales.

Con Verifactu esto deja de ser una recomendación: los programas de facturación ya no permitirán borrar una factura emitida sin dejar rastro.

Cuánto tiempo guardar las facturas

Hacienda puede revisar tus facturas durante cuatro años, así que ese es el mínimo. Muchas asesorías recomiendan guardarlas seis, sobre todo si la clínica es una sociedad. Guárdalas en digital y ordenadas por fecha, para encontrarlas sin buscar.

Antes de enviar una factura, comprueba

• Que el número sigue al de la anterior.
• Que los datos del paciente están completos.
• Que el concepto no incluye el diagnóstico.
• Que aparece la mención de la exención.
• Que lleva retención si la pagará una empresa o un profesional.
• Que el total cuadra.

Consúltalo con tu asesoría. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de un profesional fiscal, sobre todo si combinas servicios con y sin IVA.