Los números que dicen si tu clínica de psicología va bien
Siete indicadores, cómo calcularlos y qué hacer cuando uno se tuerce. Sin paneles complicados: con lo que ya tienes en tu agenda.
Muchas clínicas miran solo un número: lo que hay en el banco a final de mes. Ese número dice si el mes ha ido bien, pero no por qué. Y sin saber por qué, es difícil mejorar.
No hace falta un panel de control complicado. Con siete indicadores, una hoja de cálculo y media hora al mes, sabrás qué funciona, qué se tuerce y dónde actuar primero.
Lo que necesitas apuntar cada mes
Para cada profesional y cada mes, basta con estos datos:
- Huecos disponibles: las sesiones que podría haber atendido según su horario.
- Sesiones realizadas.
- Ausencias: citas a las que el paciente no vino o canceló fuera de plazo.
- Ingresos facturados.
- Pacientes nuevos y de dónde han llegado.
- Pacientes que han dejado de venir tras la primera o la segunda sesión.
Casi todo está ya en tu agenda y en tus facturas. Solo hay que juntarlo en el mismo sitio.
1. Ocupación
Ocupación = sesiones realizadas ÷ huecos disponibles.
Si un profesional tiene 25 huecos a la semana, en un mes son unos 100. Si ha atendido 78 sesiones, su ocupación es del 78 %.
- Si es baja durante varios meses, el problema suele estar en la entrada de pacientes nuevos o en horarios que no encajan con la demanda.
- Si está siempre al máximo, también es una señal: no hay margen para pacientes nuevos y el riesgo de agotamiento crece. Quizá sea el momento de ampliar el equipo.
2. Tasa de ausencias
Tasa de ausencias = ausencias ÷ citas programadas.
Es el indicador que más dinero esconde, porque las ausencias llegan de una en una y nadie las suma. Mira también dónde se concentran: por día, por hora, por profesional, en primeras visitas.
Si quieres reducirla, en cómo reducir las ausencias de pacientes tienes siete medidas que funcionan.
3. Ingreso medio por sesión
Ingreso medio por sesión = ingresos ÷ sesiones realizadas.
Si es más bajo que tu tarifa, algo se está comiendo la diferencia: descuentos que se han quedado fijos, bonos con demasiada rebaja, sesiones de aseguradoras o precios que no se han actualizado en años.
4. Ingresos por profesional
No se trata de comparar a las personas, sino de entender cómo se reparte el trabajo. Una diferencia grande entre profesionales suele tener una explicación sencilla: horarios distintos, especialidades con más o menos demanda o una agenda que se llena antes que otra.
En las clínicas que trabajan con colaboradores a porcentaje, este dato es además la base para calcular lo que corresponde a cada uno.
5. Pacientes nuevos y de dónde llegan
Cuántos pacientes nuevos empiezan cada mes y por qué vía: Google, tu web, una derivación, un directorio, una recomendación. Basta con preguntar «¿cómo nos has conocido?» en el primer contacto.
Con este dato sabrás qué canales merecen tu tiempo. Te contamos cómo abrir nuevas vías en cómo conseguir pacientes sin depender de Doctoralia.
6. Abandono temprano
Abandono temprano = pacientes nuevos que no vuelven tras la primera o la segunda sesión ÷ pacientes nuevos.
Es un indicador delicado, porque mezcla lo clínico con lo organizativo. Un abandono temprano alto puede apuntar al encaje entre paciente y profesional, a expectativas poco claras sobre la primera sesión o al precio. Mirarlo en equipo, sin señalar a nadie, ayuda a encontrar la causa.
7. Cobros pendientes
Sesiones realizadas que aún no se han cobrado o facturado. Cuando no se revisan, se acumulan sin que nadie se dé cuenta, y reclamarlas meses después es más incómodo.
El número que casi nadie calcula: el coste por hora
Además de los siete indicadores, hay una cifra que conviene conocer una vez al año:
Coste por hora = gastos fijos del mes ÷ horas de consulta disponibles en el mes.
Por ejemplo, con 3.000 € de gastos fijos al mes (local, software, suministros, seguros) y 300 horas de consulta disponibles entre todo el equipo, cada hora le cuesta a la clínica 10 € antes de pagar a nadie. A eso hay que sumar lo que cobra el profesional que la atiende.
Con este número sabes cuál es tu precio mínimo rentable y cuánto te cuesta realmente cada hueco que queda vacío.
Todo en una tabla
| Indicador | Cómo se calcula | Cada cuánto |
|---|---|---|
| Ocupación | Sesiones realizadas ÷ huecos disponibles | Mensual |
| Tasa de ausencias | Ausencias ÷ citas programadas | Mensual |
| Ingreso medio por sesión | Ingresos ÷ sesiones realizadas | Mensual |
| Ingresos por profesional | Ingresos facturados por cada profesional | Mensual |
| Pacientes nuevos | Número y vía de llegada | Mensual |
| Abandono temprano | Nuevos que no vuelven ÷ nuevos | Trimestral |
| Cobros pendientes | Sesiones sin cobrar o sin facturar | Mensual |
| Coste por hora | Gastos fijos ÷ horas disponibles | Anual |
Un ejemplo con números
Así podría verse un mes en una clínica pequeña con tres profesionales. Los datos son inventados:
| Profesional | Huecos | Sesiones | Ausencias | Ocupación | Ingresos |
|---|---|---|---|---|---|
| Profesional A | 100 | 86 | 4 | 86 % | 5.160 € |
| Profesional B | 80 | 52 | 9 | 65 % | 3.120 € |
| Profesional C | 60 | 55 | 2 | 92 % | 3.300 € |
Con esta tabla saltan a la vista dos cosas. La ocupación de B es baja y sus ausencias, altas: conviene mirar si se concentran en un horario o en primeras visitas, y revisar los recordatorios. Y C está casi al máximo: si entran pacientes nuevos de su especialidad, no tendrá hueco.
Ninguna de las dos conclusiones se ve mirando solo la cuenta del banco.
Cuando un indicador se tuerce
| Si ves… | Mira primero… |
|---|---|
| Ocupación baja | De dónde llegan los pacientes nuevos y si los horarios encajan con la demanda |
| Ausencias altas | Si los recordatorios llegan a tiempo y si hay una política de cancelación firmada |
| Ingreso medio bajo | Descuentos, bonos y precios que no se han actualizado |
| Abandono temprano alto | Cómo se explica la primera sesión y cómo se asigna cada paciente |
| Cobros pendientes que crecen | Cuándo y cómo se factura y se cobra cada sesión |
Casi nunca hace falta cambiarlo todo. Suele bastar con encontrar la pieza que falla.
Cómo revisarlos sin que se convierta en otro trabajo
- Elige un día fijo, por ejemplo el primer lunes de cada mes.
- Media hora, no más. Si te lleva más, estás apuntando demasiado.
- Fíjate en la tendencia, no en un mes suelto. Agosto siempre será distinto de octubre.
- Compara con el mismo mes del año anterior cuando tengas datos.
- Elige una sola cosa que mejorar cada mes y comprueba el efecto al siguiente.
Los números no sustituyen tu intuición sobre cómo va la clínica, pero la confirman o la corrigen. Y casi siempre señalan algo concreto que puedes cambiar.
Preguntas frecuentes.
¿Qué ocupación es buena para una clínica de psicología?
No hay una cifra universal: depende de tus precios, tus gastos y cuántas horas quiere atender cada profesional. Lo útil es comparar tu ocupación con la de meses anteriores y comprobar que cubre tu coste por hora con margen.
¿Cómo se calcula la tasa de ausencias?
Divide las citas a las que el paciente no vino o canceló fuera de plazo entre las citas programadas en el mismo periodo. Por ejemplo, 8 ausencias de 100 citas son un 8 %.
¿Cada cuánto conviene revisar los números de la clínica?
Una vez al mes es suficiente para la mayoría de clínicas. Lo importante es hacerlo siempre de la misma forma y fijarse en la tendencia de varios meses, no en un mes aislado.
¿Qué es el abandono temprano en terapia?
Es el porcentaje de pacientes nuevos que dejan de venir tras la primera o la segunda sesión. Es una señal útil para revisar el encaje con el profesional, las expectativas de la primera sesión o el precio.
En Nederin tienes en un mismo sitio la agenda de todo el equipo, quién ha confirmado su cita y quién no, y las facturas de cada profesional. Los datos para calcular estos indicadores están a mano, sin ir sumando de varias hojas.
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